Holzminden (red). Seit April 2026 setzt die Stadt Holzminden die Robotic-Process-Automation-Lösung (RPA) „Emma“ von Wianco als digitale Assistenz ein. Sie übernimmt standardisierte und wiederkehrende Arbeitsschritte und schafft dadurch zeitliche Ressourcen für die Beschäftigten. Die fachliche Verantwortung und Entscheidungsbefugnis bleiben weiterhin bei den zuständigen Sachbearbeitenden.

Bei „Emma“ handelt es sich um eine kognitive künstliche Intelligenz und nicht um generative KI. Sie führt ausschließlich zuvor definierte und angelernte Arbeitsschritte aus und erzeugt keine eigenen Inhalte.

Drei Prozesse zum Projektstart umgesetzt

Zum Projektstart wurden fünf Pilotanwenderinnen und -anwender geschult. Anschließend wurden drei Prozesse umgesetzt: die automatisierte Erfassung digitaler Wohngeldanträge, das Auslesen digital eingehender SEPA-Lastschriftmandate sowie die automatisierte Verteilung digitaler Post.

In der Wohngeldstelle werden die eingehenden digitalen Anträge mit den umfangreichen Anlagen nun automatisiert erfasst und in die Fachanwendungen übertragen. Dadurch kann „Emma“ zukünftig den Sachbearbeitenden bei jährlich über 600 Anträgen zuarbeiten.

Unterstützung bei Lastschriftmandaten und digitaler Post

Auch bei rund 900 jährlich eingehenden SEPA-Lastschriftmandaten unterstützt „Emma“. Das automatisierte Herunterladen und Auslesen ermöglicht eine schnellere Verarbeitung in der Finanzsoftware.

Bei der digitalen Postverteilung werden eingehende Anliegen automatisiert den zuständigen Bereichen zugeordnet. Dadurch müssen sie nicht mehr manuell gesichtet und weitergeleitet werden. Das entlastet im Arbeitsalltag und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Anliegen schneller bei den zuständigen Kolleginnen und Kollegen ankommen.

Weitere Prozesse sollen automatisiert werden

„Emma“ soll in allen Bereichen der Stadtverwaltung eingesetzt werden, in denen standardisierte Abläufe bestehen – auch fachbereichsübergreifend. Ziel der Stadt Holzminden ist es, weitere geeignete Prozesse zu automatisieren und vorhandene personelle Ressourcen angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels zielgerichtet einzusetzen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung ist und bleibt ausgeschlossen.

Auch Gewerbesteuerbescheide werden digital

Die Stadt Holzminden baut die Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse auch im Bereich der Gewerbesteuer weiter aus. Ab sofort können Unternehmen und Steuerberatende den Gewerbesteuerbescheid ab dem Erhebungszeitraum 2022 vollständig digital empfangen und anschließend maschinell weiterverarbeiten.

Für die Umstellung sind zwei Schritte erforderlich: Zunächst muss einmalig gegenüber der Stadt Holzminden die Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe des Gewerbesteuerbescheides erteilt werden. Anschließend ist bei der Abgabe der Steuererklärung über „Mein ELSTER“ der „Elektronische Zustellwunsch“ auszuwählen.

Bescheide landen im digitalen Postfach

Nach erfolgter Aktivierung wird der Gewerbesteuerbescheid sicher und digital in das Postfach von „Mein Unternehmenskonto“ übermittelt. Dadurch entfällt der Versand in Papierform, wodurch Ressourcen geschont und ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet wird. Zugleich können die Bescheide unmittelbar digital weiterverarbeitet werden.

Mit dem digitalen Gewerbesteuerbescheid schafft die Stadt Holzminden einen weiteren Baustein für eine moderne und effiziente Verwaltung. Die Digitalisierung soll dabei nicht nur interne Abläufe vereinfachen, sondern auch Unternehmen und Steuerberatenden den Umgang mit Verwaltungsverfahren erleichtern.

Mehr als 100 Dienstleistungen digital verfügbar

Die Stadt Holzminden bietet derzeit über 100 Dienstleistungen digital an. Darunter finden sich unter anderem:

• Anmeldung von Eheschließungen

• Bestellung von Urkunden

• Bewohnerparkausweis

• Digitaler Bauantrag

• Hundean- und -abmeldung

• Gewerbean-, -um- und -abmeldung

• Ummeldungen des Wohnsitzes

• Wohngeldantrag

Alle Dienstleistungen können über die Homepage der Stadt Holzminden abgerufen und vollständig digital abgewickelt werden.

Foto: Stadt Holzminden